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El éxito de la estrategia de Inbound Sales para Anáhuac Querétaro

Impact Awards 2022 product excellence impact award
PREMIO HubSpot 2022 | Product Excellence

Estos premios reconocen a Partners que están ayudando a sus clientes a navegar por el futuro de la tecnología brindando excelencia con soluciones únicas que los beneficia a ellos tanto a sus negocios.

Industria
Educación
Plataformas
HubSpot Sales, Vidyard, WhatHub
Servicio Adquirido
Full Inbound

ANTECEDENTES Antecedentes del proyecto

La Universidad Anáhuac Querétaro es una institución privada con el enfoque de brindar una educación integral a sus alumnos, ayudando a su formación como líderes de acción positiva. Actualmente se encuentra en el top 10 de universidades en México, así como dentro del 2% de mejores universidades del mundo, gracias a la calidad de su oferta académica y su certificación internacional. 

Durante más de 4 años, hemos trabajado con la Red de Universidades Anáhuac, apoyando a sus distintos campus, a través de estrategias Inbound, a lograr sus objetivos de negocio.

Hemos tenido éxito en el pasado con estrategias de rediseño de Sitio Web, integraciones de tecnología e Inbound Marketing.

Durante el 2021, el campus Querétaro solicitó ayuda para mejorar el rendimiento de su equipo de Asesores Preuniversitarios, quienes son los encargados de llevar todo el proceso de admisión para alumnos de nuevo ingreso al nivel de Licenciatura. 

66 %
DE REPRODUCCIÓN EN TIEMPOS DE RESPUESTA
400 %
INCREMENTO EN RESPUESTAS A TRAVÉS DE SECUENCIAS
1,200 %
INCREMENTO DE RESPUESTAS A TRAVÉS DE PLANTILLAS DE EMAILS

DESAFÍO El reto del negocio

El reto principal que se presenta al inicio del proyecto es el de aumentar la productividad del equipo de ventas dentro de la herramienta HubSpot Sales, específicamente cuando se trata de los tiempos de respuesta de los vendedores hacia prospectos. 

De igual manera, se tomó como reto importante el uso correcto y el aprovechamiento de todas las herramientas que brinda HubSpot Sales Pro:

  • Plantillas: textos de correo electrónico pre-configurados con opciones de personalización a través de propiedades o tokens. Esta herramienta ahorra tiempo a los Asesores cuando se trata de comunicación repetitiva. 
  • Registro de llamadas: correcta documentación de la comunicación telefónica, asignando valores específicos a cada una de ellas, para tener una mejor visibilidad de las acciones del día a día de los asesores. 
  • Secuencias: agrupaciones de actividades que obedecen automáticamente una ruta de comunicación, según las acciones que cada contacto vaya tomando dentro de la ruta establecida. 
  • Documentos: oportunidad de tener registrados y a la mano los documentos importantes para el proceso de admisión.

SOLUCIÓN Estrategia

Etapa 1 - Auditoría y capacitaciones

1. Auditoria

El primer mes, el equipo de Instrumental se enfocó en realizar una evaluación profunda del uso actual de las herramientas del portal de HubSpot Sales; debían tener muy claro el punto de partida para poder hacer una optimización adecuada.

Se tuvo un taller de onboarding con el equipo de ventas para conocer cómo llevaban su proceso de ventas dentro de HubSpot. También se evaluaron las herramientas de plantillas, secuencias, reuniones, documentos y algunos workflows para sugerir qué es lo que se está detonando bien y lo que no.

Los resultados de esta auditoría arrojaron los siguientes resultados:

  • 0 fragmentos y plantillas creados
  • 45 documentos cargados de los cuales sólo 4 se estaban compartiendo
resultados auditoria anahuac
  • 559 reuniones "sin valor", lo que representaba el 96% del registro total de reuniones
Reuniones 1a auditoría
Reuniones auditoria anahuac
  • 43 llamadas "sin valor", lo que representaba el 14% del registro total de llamadas
Llamadas auditoria caso anahuac
Llamadas auditoria anahuac
  • Tiempo promedio de respuesta de 23 días
promedio de respuestas auditoria anahuac

2. Capacitación para Asesores Preuniversitarios

Durante el segundo mes, se dieron capacitaciones especializadas a los Asesores, en temas como la metodología inbound, configuración de cuenta, contactos y negocios, plantillas y fragmentos, tareas, documentos, secuencias y video- selling.

Se hizo mucho énfasis en este último tema, ya que, al ofrecer una alternativa para dar una experiencia más cálida y cara a cara a los prospectos, se han vuelto un medio de comunicación infalible para los vendedores de hoy.

Para explotar al máximo esta herramienta, se utilizó el software de Vidyard, que permite a los Asesores crear y editar videos con su cámara y realizar grabaciones de pantalla. Además, en esta plataforma tienes la posibilidad de integrar estos contenidos de una manera fácil y rápida a correos, plantillas y secuencias, gracias a su integración nativa con HubSpot. 

capacitacion inbound sales para asesores educativos

3. Monitoreo de avances

En el último mes de la primera etapa de proyecto, el equipo realizó un monitoreo de avances a partir de las capacitaciones brindadas y una segunda auditoría que consideraba los mismos temas que la del primer mes, sin embargo, el objetivo era revisar los avances.

Siguiendo el enfoque en video-selling, se brindó a los asesores refuerzo de este taller, así como una guía para comenzar a grabar sus propios videos de ventas con ayuda de Vidyard.

ejemplo de video selling

Etapa 1 - Auditoría y capacitaciones

En este período, el equipo de Inbound Sales se concentró en dar seguimiento, retroalimentación y refuerzos a distintos temas tratados durante la primera etapa.

El enfoque estaba en que los asesores entregarán su video a partir de la guía brindada y pudiera recibir retroalimentación y sugerencias; siempre cuidando el principio de mejora continua y la integración de esta estrategia con las distintas herramientas creadas durante el proyecto, como plantillas y secuencias. 

  • Desarrollo y optimización de herramientas digitales
    Además, durante todo el desarrollo del proyecto, nuestro equipo acompañó a los Asesores para crear y optimizar sus propias herramientas de plantillas, llamadas, tareas, secuencias y documentos, varias de ellas utilizadas por primera vez. 

RESULTADOS Aumento de respuestas y clics

  • Plantillas y video 
    De comenzar con 0 plantillas de correos, se cuentan actualmente con 113 en total. Se ha visto un incremento del 1200% (4 de 52) en respuesta de contactos a las plantillas creadas por el equipo.

    Aunque no todas están en una secuencia todavía, esta gran herramienta por sí misma le ha ayudado a los asesores a bajar tiempos de respuesta.

    Éstas se crean de manera personalizada, con base en distintos temas como Licenciaturas, información sobre Becas, ayuda general para estudiantes de nuevo ingreso, etc.

    Dentro de algunas plantillas, sobre todo las de primer contacto, se comparte un video de presentación del asesor o el proceso de admisión. El video fue grabado con la herramienta Vidyard que ya cuenta con una integración nativa con HubSpot. Se dio el taller del uso de esta herramienta, posteriormente crearon su video y se les proporcionó retroalimentación, para que finalmente se insertaran en sus plantillas de primer contacto. Con esta estrategia se busca interactuar de manera más personalizada con el aspirante, que conozca a través de la pantalla al asesor que lo apoyará en todo su proceso.

    Esta estrategia nos permitió aumentar el número de clics y respuestas. Aunque no todas están en una secuencia todavía, esta gran herramienta por si misma ha ayudado a los asesores a bajar tiempos de respuesta.
Ejemplo de video para ventas
resultados de plantillas hubspot_ caso anahuac
Resultados de plantillas hubspot anahuac
  • Documentos
    De solo compartir 4 documentos, se cargaron más de 60 nuevos archivos dentro de HubSpot sobre distintos temas como costos, infografías, información de becas, cartas compromiso, cotizador, guía de estudios, etc. Ahora el equipo de ventas ha compartido más de 2000 veces sus documentos cargados.
Resultados documentos
  • Llamadas

    Se empezaron a utilizar valores para distinguir llamadas. Esta característica ayuda al equipo a catalogar cada una de las llamadas realizadas bajo ciertos resultados, llevando así un mejor registro de la calificación de prospectos y avance en las conversaciones con los mismos. 

    En la primera auditoría se tenían más de 40 llamadas registradas sin valor, después de talleres y etapa de acompañamiento este número se redujo en un 75%, lo que da al equipo mayor visibilidad acerca de este esfuerzo de ventas.

Resultados llamadas caso anahuac
  • Secuencias

    De no utilizar esta herramienta y comenzar desde cero, se han creado 21 secuencias, que permitió a los asesores automatizar ciertas rutas de comunicación para invertir su tiempo de una manera más eficaz y productiva. Dentro de estas secuencias se insertaron las plantillas que contenían sus videos de primer contacto. 

    Se observa un incremento del 708% en inscripciones a secuencias por parte de los Asesores. Un incremento del 447% en aperturas y un aumento del 400% en respuestas por inscripción.
Resultados secuencias caso anahuac

Resultados después de una Habilitación de ventas

  • Tiempo de respuesta
    El uso de todas estas herramientas en conjunto impacto en sobremanera en los tiempos de respuestas. Con una disminución del 67%, de septiembre de 2021 a marzo 2022 (de 12 a 4 días en respuestas cada vez más rápidas).
Septiembre 2021
Tiempo de respuesta septiembre
Noviembre 2021
Tiempo de respuesta noviembre
Enero 2022
Tiempo de respuesta enero

IMPACTO ¿Cómo ha impactado esta solución al cliente?

“Recurrimos a la división Hint (ahora Instrumental) para recibir una capacitación en el uso de HubSpot CRM para el área de ventas. Además de que el servicio fue excelente, se prestó siempre una disposición de primera, un seguimiento puntual ante los temas a tocar y con ello se pudo detectar una mejora sustancial en el rendimiento del equipo de ventas en cuanto al uso del CRM. Completamente recomendable, un servicio espectacular."

Alan Ricardo Samano

Anáhuac Querétaro

Conclusión y aprendizaje

Así fue como la Universidad Anáhuac Querétaro logró optimizar la atención brindada a sus clientes potenciales, mejorando sus resultados de venta.

Como podemos ver, HubSpot ofrece herramientas amigables para vendedores, quienes realmente encuentran valor en su uso y optimización continua. Además, se puede tener acceso a integraciones fáciles con herramientas complementarias como Vidyard y las cuales ayudan a incrementar el rendimiento del equipo.

El equipo de Anáhuac Querétaro se va con todo este aprendizaje en el uso de herramientas de Sales HubSpot, además de que cuentan con una guía donde podrán encontrar todas las capacitaciones, tutoriales, retroalimentación que se brindó al equipo, para que ante cualquier duda pueden acceder fácilmente. Estamos seguros que van a conseguir aún mejores resultados de la mano de HubSpot.

No hay duda de que la mejor manera de sacar todo el provecho a estas tecnologías, es a través de una estrategia estructurada y objetivos claros, y por su puesto, bajo el apoyo y guía de expertos en la arquitectura y metodología de desarrollo Inbound, como lo es nuestro equipo de HubSpot Certified Trainers en Instrumental. 

Cabe mencionar que gracias a esta estrategia no solo fuimos nominados a los HubSpot Impact Awards 2022, sino que ganamos en la categoría 2022 Product Excellence, sin duda uno de los mayores logros que hemo tenido como agencia Inbound a lo largo de este año.

Así como la Universidad Anáhuac Querétaro logró optimizar la atención brindada a sus clientes potenciales, mejorando sus resultados de venta, tu empresa también podría lograrlo.

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