Integración de reuniones como solución para un retorno seguro a oficinas

La Universidad Anáhuac México, es una institución educativa privada de nivel superior, la cuál fue fundada con la misión de contribuir a la formación integral de líderes de acción positiva y que a través de la enseñanza busca promover el desarrollo de las personas y de la sociedad. 

Te compartimos el caso de éxito con la integración de la herramienta de reuniones de HubSpot como solución para el retorno seguro a oficinas para nuestro cliente del sector educativo. 

Con el retorno a las oficinas de la Universidad Anáhuac México, el desafío principal fue generar calendarios funcionales para que los prospectos programen citas tanto presenciales como online desde la comodidad de su hogar. 

El primer acercamiento de este proyecto se realizó a finales del 2020, considerando únicamente la modalidad online. Con el paso del tiempo y la evolución de la pandemia comenzó a contemplarse la idea de tener citas presenciales, lo cual aumentó el grado de dificultad de la solución.

Las variaciones derivadas de la necesidad del cliente eran bastantes: se organizaron 3 equipos de trabajo por cada uno de los dos campus, a los cuales se asignaron roles por fecha para indicar la modalidad de trabajo de cada semana por el tiempo que dure el proyecto.

Ejemplo:

Otra situación a considerar fue la permutación de grupos, ya que no serían fijos. Era fundamental aplicar rotaciones por periodos determinados, es decir, no siempre estarían todos los asesores disponibles para las citas presenciales.

• La  logística en temas de actualización de ligas para evitar que los calendarios caduquen, pues cada liga cuenta con un rango de fechas en específico. Actualización constante y con anticipación para que el equipo de la Universidad actualice las fechas y se tenga la certeza de contar con la información correcta para los prospectos.
• Contemplar la opción que en las reuniones presenciales los prospectos pueden llevar acompañantes, por lo que se tenía que conseguir información de ellos por temas de seguridad sanitaria derivadas del Covid-19.
• Realizar investigación continua y descubrimiento interno para confirmar que funcionen estas combinaciones de grupos usando la herramienta de reuniones. Lo cual debía ser muy exacto en la generación de calendarios.

• Se pudo organizar los grupos requeridos de diferentes rangos de la organización
• Las ligas fueron originadas por una sola persona para un mejor control e hizo el soporte y capacitación más dinámica 
  
  

• Debido a que la integración depende de los calendarios de outlook del cliente, no podían agendar alguna otra actividad que no fuesen las citas de estos prospectos
• Las herramienta de reuniones resultó ser limitada, por lo que debía ser complementada con el uso de programación y base de datos para que nos permitiera realizar este filtro.
• Debido a que el cliente debe ingresar información en un sistema propio por cuestiones de control sanitario, era necesario contar con la información de Campus y Modalidad en alguna de las vistas